Kaupungin mukaan avoimet tiedostomuodot, kuten open document format (odf) - ja portable document format (pdf) -tiedostot, takaavat viestinnän helppouden ja teknisen yhteensopivuuden. Uusikaupunki haluaa näin palvella kuntalaisia ja sidosryhmiä mahdollisimman hyvin.

- Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa säätää, että viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja. Avointen tiedostomuotojen käyttäminen on teknisesti helppo, laadukas ja edullinen tapa toteuttaa tämä vaatimus, toteaa Uudenkaupungin atk-päällikkö Olli-Pekka Kari.

Avoimien tiedostomuotojen käyttöön ottaminen edistää odotusten mukaan hallinnon saavutettavuutta ja kansalaisten tasa-arvoa. Niitä käytettäessä ei ole välttämätöntä hankkia maksullisia tietokoneiden käyttöjärjestelmiä tai ohjelmia. Niiden sijaan voidaan haluttaessa voidaan käyttää maksuttomia avoimen lähdekoodin ohjelmia kuten OpenOffice.org -toimisto-ohjelmistoa tai Linux-käyttöjärjestelmää.

Samalla täyttyy lain vaatimus teknisesti mahdollisimman yhteensopivien ja helppokäyttöisten laitteistojen ja ohjelmistojen käyttämisestä.

Uudenkaupungin kirjaamo ottaa myös vastaan avoimilla tiedostomuodoilla tehtyjä asiakirjoja. Avoimien tiedostomuotojen käyttö mahdollistaa asiakirjojen siirtämisen eri käyttöjärjestelmien ja ohjelmien välillä ilman pelkoa niiden sisällön tai asettelun muuttumisesta.

- Kaupungin kannalta odf-tiedostomuodon käyttö helpottaa myös arkistointia. Sille on myönnetty ISO-standardi ja se helpottaa tulevaisuudessa asiakirjojen sähköistä arkistointia, Kari jatkaa.