Taloushallinnon järjestelmien avulla on onnistuttu tekemään sama temppu kuin verkkopankilla: työ on "ulkoistettu" niin, että tieto syötetään järjestelmiin syntypaikallaan eikä talousosastolla. Työ on tehostunut ja tarkentunut ja raportointi nopeutunut.

Hotelliketju Scandicissa tiedetään, että toimivat taloushallinnon järjestelmät vapauttavat parhaimmillaan papereista ja tekevät entisaikain vuosiraporttipainajaisesta historiaa.

- Organisaatio suorastaan haluaa käyttää moderneja sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä. Ei kukaan halua enää nähdä papereita. Kun motivaatio on näin hyvä, järjestelmiä opitaan käyttämään helposti ja käytetään mieluusti, varatoimitusjohtaja Jouko Liimatainen kiteyttää.

Jokainen esimerkiksi tiliöi sähköiset ostolaskunsa itse. Kun se opitaan, ostolaskujen käsittely käy helposti.

- Samalla päästään kirjanpitäjien monopolista. Ennenhän vain taloushallinnon ihmiset osasivat näitä asioita; nyt nähdään, etteivät ne ole mitään salatiedettä, Liimatainen selvittää.

Lisää sähköistä laskunkäsittelyä

Hotelliketju Scandic käyttää kaikissa maissa paikallisia järjestelmiä taloushallinnossaan, Suomessa Economan.

- Emme tarvitse sen kummempaa toiminnanohjausjärjestelmää - sen käyttöönottohan pysäyttäisi yrityksen kehittämisen kolmeksi vuodeksi.

Liimatainen ei tiedä, mikä järjestelmäpolitiikka tulevalla omistajalla Hiltonilla on, mutta toivoo, että paikalliset järjestelmät saataisiin säilyttää.

- Kaikki muu olisi meille takapakkia. Suomi on todella edistyksellinen maa taloushallinnon järjestelmissä.

Economan Intime on ollut Scandicissa käytössä vuodesta 1998. Vuonna 2004 se uudistettiin ja käyttöön otettiin sähköinen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Workflow sekä laskujen sähköinen arkistointi.

- Meillä on satoja kierrätysjärjestelmää käyttäviä ihmisiä hotellinjohtajia myöten, ja kaikki olivat sitä mieltä, että sen käyttöönotto oli ensimmäinen todella taloushallintoa eteenpäin vievä asia.

Asiat ovat näin hyvin vain ostolaskupuolella. Scandiciin tulee Liimataisen mukaan vielä valitettavan vähän sähköisiä laskuja.

- Muutamme paperilaskutkin sähköiseen muotoon ja käsittelemme ne täysin sähköisesti. Myyntilaskuissa haaste ovat kansainväliset hotelli- ja ravintolajärjestelmät. Siirrot niistä on jouduttu räätälöimään, jotta saadaan sähköinen ravintola- tai hotellilasku asiakkaille, koska muualla maailmassa sähköisiä laskuja hotelli- ja ravintola-alalla ei liene vielä käytössä. Scandicissa Tanska on tosin aloittamassa niiden käytön, Liimatainen kertoo.

Toimivien järjestelmien tuottama hyöty on selvä.

- Paperit vähenevät, asiat ja raportointi nopeutuvat. Meillä ei erikseen enää tarvitse tehdä vuosiraportteja, vaan raportit tulevat automaattisesti joka kuukausi. Jokainen kuukaudenvaihde on tarkkuudeltaan kuin tilinpäätös, mutta nopea eikä raskas.

- Viemällä taloushallinto yksittäisiin hotelleihin eli kentälle työntekijöiden ymmärrys taloudesta on lisääntynyt, Liimatainen lisää.

"Järjestelmät kehittyneet hyvin"

Myös Keskon käyttötavarakaupasta vastaavan Keswell Oy:n ketjunohjauksen talousihmiset näppäilevät SAP:n järjestelmiä tyytyväisinä. Yhtiössä otettiin keväällä 2003 käyttöön SAP:n yritys- ja taloushallinnon järjestelmät. Järjestelmä perustui vastikään uudistetun ketjutoiminnan uusiin liiketoimintaprosesseihin.

- Käyttöönotto olikin enemmän liiketoiminta- kuin it-projekti, ketjupalveluista vastaava johtaja Pasi Mäkinen huomauttaa.

SAP:n tuotteita oli ollut käytössä aiemminkin, mutta tuolloin siirryttiin integroituun kokonaisjärjestelmään. Aikaisemmin oli käytetty pitkään aikanaan Keskon tukkukaupan tarpeisiin räätälöityä YJ-83:a, ja nyt siirryttiin vähittäiskaupan valmisohjelmistoon.

Keswellissä kirjanpitäjänä työskentelevällä Kirsi Marttisella on pitkä kokemus SAP:n järjestelmistä. Nyt, kun Keskon ostamassa Indoor Groupissa otetaan myös käyttöön SAP:n järjestelmiä, Marttinen on mukana projektissa.

- Niinä vuosina, kun olen järjestelmiä käyttänyt, ne ovat kehittyneet hyvin. Tällä hetkellä meillä ei ole mitään suuria kehittämispaineita. Tähän saakka esittämämme kehitystoiveet on otettu hyvin huomioon, Marttinen kertoo.

Marttinen on käyttöomaisuusosion pääkäyttäjä ja ohjeistaa laskuttajia. Hän kuulisi muilta, jos jokin asia ei toimisi, mutta viestejä suurista ongelmista ei ole kiirinyt Marttisen tietoon.

Samaa sanoo myyntireskontran kanssa työskentelevä tilinhoitaja Tuula Lohilahti, joka opettaa muita muun muassa Indoorin käyttöönottoprojektissa.

- Omakin osaaminen ja järjestelmien toimivuus tulee testatuksi opetustilanteessa. Ongelmia ei ole ollut.

Tullessaan seitsemän vuotta sitten Keskoon Lohilahti ei ollut käyttänyt SAP:n järjestelmiä aiemmin.

- Siitä vaan ryhdyin käyttämään, hän muistelee.

Toimintatavat yhtenäisiksi

Lohilahden käyttämää kauppiasmaksujärjestelmää räätälöitiin jonkin verran, samoin kauttalaskutusjärjestelmää.

- Mutta pyrimme siihen, että räätälöidään mahdollisimman vähän, Mäkinen huomauttaa.

Vaakakupissa SAP:n valinnan hyväksi painoi paljon se, että järjestelmän takana katsottiin olevat riittävästi kehitysresursseja ja sen tulevaisuuteen saattoi luottaa.

- Integroidulla järjestelmällä on etunsa. Voimme olla varmoja, että tieto on virheetöntä ja luotettavaa. Täsmäyttäminen jää vähemmälle.

Yksi yhteisen järjestelmän eduista on, että se mahdollistaa toimintatapojen yhtenäistämisen.

- Myymme niin kenkiä, kodintekniikkaa kuin urheilutarvikkeitakin, eikä aivan yhtenäisiin toimintatapoihin tavara-alojen erojen vuoksi päästä, mutta yhteinen käsitteistö helpottaa kommunikointia. Hyvä järjestelmä vapauttaa myös talousjohdon aikaa tärkeimpään eli liiketoimintajohdon sparraamiseen.

Keswellin strategian painopisteisiin kuuluu siirtyminen sähköiseen talouteen. Tehostamismahdollisuuksia on yhä.

- Emoyhtiöön tulee 350 000 ostolaskua vuodessa, ja tästä on helppo ymmärtää, minkä tehostamismahdollisuuden sähköisen laskutuksen tehostaminen toisi, Mäkinen antaa esimerkin.

Laskuista edi-sanomina tulee nyt nelisenkymmentä prosenttia. Sama määrä tulee paperimuodossa. Ne skannataan ja käsitellään tästä eteenpäin sähköisesti.

- Pienistä yrityksistä tulee edelleen paperilaskuja. Tulevaisuudessa etenemme kohti verkkolaskutusta - tähän tähtää esimerkiksi SAP:n Workflow´n käyttöönotto, jonka avulla parannamme omia valmiuksiamme tässä.

Kilpailuetu jää vähiin

Varsinaista kilpailuetua taloushallinnon järjestelmät eivät Mäkisen mukaan tuo.

- Kilpailijoillakin on vastaavat järjestelmät. Sen sijaan kilpailukykyä reaaliaikaisen tiedon oikea hyödyntäminen ja taloudenpidon tehokkuus voivat lisätä.

Hyvät liiketoimintapäätökset syntyvät edelleen kyvykkäissä aivoissa, eivät järjestelmissä. Mutta järjestelmät ovat oiva apu - jos niitä käytetään tehokkaasti.

- Seuraamme järjestelmien hyödyntämisastetta koko ajan, Mäkinen huomauttaa.

Lue lisää ITviikosta 6/2006