Finlayson siirsi toimistonsa pilveen
Sähköpostin ohjelmalisensseistä huolehtiminen ja mikrotukena toimiminen ovat taaksejäänyttä elämää Finlaysonin tietotekniikkaosastolla.
Yhtiö suuntasi puolitoista vuotta sitten uusille urille ja vaihtoi paikallisen sähköpostijärjestelmän pilvipohjaiseen palveluun.
Haastetta noin 300 työntekijän yhtiöön toi se, että monet tekevät etätöitä ja he tarvitsevat sutjakoita työvälineitä yhteydenpitoon. Finlaysoniin kuuluu muun muassa kahdentoista myymälän verkosto.
Vanhassa mallissa Finlaysonilla oli omassa konesalissa pyörivä sähköpostijärjestelmä. Tietotekniikkaosastolla kului paljon aikaan järjestelmän ylläpitoon, erilaisiin käyttäjien tiedusteluihin ja pyyntöihin vastaamiseen.
Oli huolehdittava siitä, että levytilaa ja palvelimia riitti konesalissa ja että ohjelmalisenssit olivat ajan tasalla.
Kahden hengen tietotekniikkaosaston oli myös toimittava Finlaysonilla käytännön mikrotukena. Oli paimennettava, että sähköpostiyhteydet toimivat kunkin työasemalla.
Lotus Domino
tuli tiensä päähän
Finlaysonin tietohallinnossa alkoi kypsyä ajatus järjestelmän uusimisesta ja toimintatavan muuttamisesta.
Sähköpostijärjestelmän vaihtoon Finlayson joutui osin pakon saneleman. Yhtiön käytössä oli IBM:n Lotus Domino-järjestelmä. Finlaysonin it-yksikkö tuli siihen tulokseen, ettei Lotus-järjestelmään kannattanut enää investoida.
– Vaikutti siltä, että tuotteen tuki oli loppumassa. Kolmannelta osapuolelta piti hankkia roskapostisuodatus, Finlaysonin it-asiantuntija Tuomo Leppänen muistelee.
Finlaysonin tietohallinto alkoi laskea, mitä maksaa, jos ohjelmalisenssien sijaan vastaavan palvelut hankkii pilviratkaisuna.
Pilvessä houkutteli se, että palvelussa maksetaan kuukausittain käyttäjämäärän mukaan.
Pohdintaa aiheutti pilviratkaisun tietoturva: ovatko tiedot varmasti turvassa, jos ne ovat jossain epämääräisessä pilvessä.
Selvitysten ja laskelmien jälkeen Finlayson päätti hankkia pilvipohjaisen Microsoftin Office 365-ratkaisun, johon kuuluu muun muassa Lync-pikaviestintä.
Konesalissa järjestelmä
vaihtui nopeasti
Hankkeen alkaessa haasteena oli se, että vastaavia siirtymiä ei ollut Suomessa juuri toteutettu.
Finlayson turvautui järjestelmähankkeessa ratkaisutoimittaja PCP Partneriin. Tämä vastasi projektista, tiedotussuunnitelmasta, käyttöönotosta ja jälkiseurannasta.
Hankkeen projektipäällikkö Joosua Santasalo sanoo, että asiakkaan omaan konesaliin tehtävä käyttöönotto kestää helposti yli kymmenen päivää.
– Office 365 ratkaisun valinta puolittaa helposti käyttöönoton keston ja kustannukset, kun perusinfra on jo Microsoftin puolelta paikallaan ja ylläpidetty.
Kumppanin tehtäväksi jäi jalkauttaa ratkaisu Finlaysonin liiketoimintaa ja kehittää sen käyttöä projektin jälkeenkin.
Kuluja on
helppo ennakoida
Pilvipohjainen ratkaisu on ollut Finlaysonilla nyt reilun vuoden käytössä. Kokemukset ovat pelkästään myönteisiä.
Pilviratkaisu on poistanut tietohallinnolta turhaa työtä ja vähentänyt it-kustannuksia. Pilvessä ei tarvitse maksaa turhasta, kun laskutus perustuu käyttöön. Uudet versiot kuuluvat kuukausihintaan. Kuluja on helppo ennakoida.
Suuri helpotus on se, että Office 365 koskeviin järjestelmäpäivityksiin ei tuhlaannu tietotekniikkan aikaa.
Pilviratkaisussa järjestelmää koskevat päivitykset tehedään Exchange, Lync Palveluun Microsoftin puolesta. Päivitykset sisältyvät palvelun hintaan.
Järjestelmäpäivitysten lisäksi Microsoft Office 365 tuo haittaohjelmien torjunnan ja roskapostien suodatukset.
Pilven tietoturvaan kohdistuvat epäluulot ovat hälvenneet. Microsoftin pilvi toimii EU-alueella. Konesali sijaitsee Irlannissa.
Sähköpostit
selaimen päässä
Finlaysonin työntekijöiden suosioon ovat nousseet järjestelmien mobiili- ja etäkäyttö. Pilviratkaisu on tuonut sähköpostin selaimen päähän.
Office 365:n mukana Finlaysonin työntekijät saivat uudistuneen Outlook Web App-sovelluksen. Siinä työpisteissä tai koneelta saa sähköpostin käyttöön ilman paikallisesti asennettavia sovelluksia.
Aiemmin yhteyksien etäkäyttö oli kömpelöä, kun työntekijät joutuivat kytkeytymään järjestelmiin nettiyhteyksien ja erilaisten vpn-ratkaisujen kautta.
Kun järjestelmät ovat pilvessä, yhteyksiin pääsee nopeasti päätelaitteesta riippumatta.
Uutta ulottuvuutta on tuonut Lync-pikaviestintä. Finlaysonin työntekijät pääsevät näkemään toistensa kalentereita ja voivat järjestää verkkoneuvotteluja.
Pilviratkaisun ansiosta tietohallinto voi keskittyä ydinosaamiseensa: tietohallinnon kehittämiseen ja perusjärjestelmien ylläpitoon. Finlaysonilla on Helsingin Lauttasaaressa oma konesalinsa, jossa pyörivät yritysjärjestelmät.
