Kalevala Koru vaihtoi erp:n pakkoraossa
– Erp-järjestelmän uusiminen yrityksessä on kuin putkiremontti taloyhtiössä, Digian johtaja Anu Pitkänen kuvaa päättynyttä it-urakkaa. Pitkänen vastaa Digialla Microsoft Dynamics AX-toiminnanohjausjärjestelmästä.
Kalevala Korussa on onnellisesti takanapäin useita vuosia kestänyt jättihanke, jossa yrityksen toiminnan selkäranka eli erp-toiminnanohjausjärjestelmä meni vaihtoon.
Samassa rytäkässä koruvalmistaja päätti yhdistää erilliset talouden- ja toiminnanohjausjärjestelmät samaan erpiin. Myös koruvalmistajan vuonna 2005 hankkima Lapponia Jewelry siirtyi saman erpin käyttäjäksi.
Kalevala Koru oli aiemmin liputtanut ohjelmistovalinnoissa suomalaisia värejä. Toiminnanohjauksessa oli Keybox, johon oli tehty räätälöintejä Kalevala Korun tarpeisiin. Taloudenhallinnossa raksutti Aditron ylläpitämä Meritt.
Keyboxilta
lähti tuki
Synkkiä pilviä alkoi kerääntyä tutun ja turvallisen Keyboxin ylle. Toiminnanohjausjärjestelmän kehittäjän osti norjalainen Visma Software. Tämä ilmoitti, että ohjelmistokehitys loppuu. Käyttötukea oli luvassa ainoastaan Keyboxin elinkaaren loppuun.
Erp-hanke lähti liikkeelle. Kalevala Korulla oli tarvetta kehittää toimintojaan, mutta se ei halunnut toteuttaa muutoksia Keyboxiin, koska sen ylläpito oli muutaman vuoden sisällä loppumassa.
Käyttötuen loppuminen oli sellainen opetus, että Kalevala Koru päätti hankkia ratkaisun sellaiselta ohjelmistotalolta, joka ei ole heti päätymässä uudelle omistajalle.
Kalevala Koru asetti erp:n reunaehdoksi, ettei se halua mittavia räätälöintejä. Lisäksi yritys halusi toimittajariippumaton järjestelmän. Se ei halunnut jäädä yhden it-toimittajan varaan.
– Tämä on kallis it-investointi. Emme voi hankkia sitä niin, että järjestelmä pitää vaihtaa aina 12 vuoden välein, Kalevala Korun tietohallintopäällikkö Tuula Aitta-aho sanoo.
Käyttöliittymä
tuntui tutulta
Kalevala Koru halusi kansainvälisen toiminnanohjausjärjestelmän, joka varmistaisi investoinnin jatkuvuuden vaikkapa toimittajan luopuessa kyseisestä liiketoiminnasta.
Alkoi järjestelmien ja yhteistyökumppanin seulonta. Hanke käynnistyi syksyllä 2007 muutostarpeiden analysoinnilla. Itse järjestelmä- ja toimittajavaihtoehtojen kartoitus käynnistyi keväällä 2008.
Ensimmäisessä vaiheessa valinnassa oli mukana muutama kansainvälinen ohjelmistotoimittaja.
– Ei ollut yhtä selvää voittajaa. Kaikissa vaihtoehdoissa oli omat huonot ja hyvät puolensa, Aitta-aho muistelee.
Kalevala Koru päätyi pitkällisen harkinnan jälkeen Microsoftin Dynamics AX –toiminnanohjausjärjestelmään.
Microsoftin yhtenä etuna oli se, että ohjelmistoyhtiön muut tuotteet, kuten sähköposti, toimisto-ohjelma ja palvelinratkaisu, ovat käytössä Kalevala Korussa. Käyttäjien oli helppo omaksua uusi järjestelmä, kun käyttöliittymä oli ennestään tuttu.
Digia taitaa
implementoinnin
Yhteistyökumppaniksi Kalevala Koru valitsi Digian, jolla on pitkät perinteet toiminnanohjausjärjestelmien implementoinnista. Digian vahvuutena oli muun muassa tukkukaupan toimialaosaaminen.
Järjestelmien integrointi on Digian vähemmän julkisuutta saanut osaamisalue. Digia on tullut tunnetuksi Nokian yhteistyökumppanina ja mobiilisoftan kehittäjänä. Järjestelmäintegrointi on perua Senterasta, jonka Digia hankki viisi vuotta sitten.
Osastot saivat
kokonaiskuvan
Varsinainen erp-järjestelmän vaihtohanke käynnistyi Kalevala Korussa syksyllä 2008. Yritys aloitti Digian kanssa määrittelyprojektin. Lisäksi Kalevala Koru perusti projektiryhmän, johon tuli eri osastojen edustajia.
Johtoryhmä toimi projektin ohjausryhmänä. Itse projektiryhmään liittyivät järjestelmän pääkäyttäjät tuotannon, oston, varaston, myynnin ja taloushallinnon puolelta.
Jokainen projektiryhmän jäsen osallistui jokaiseen osa-alueen määrittelyyn ja toteutukseen. Näin usealle henkilölle kertyi projektin aikana hyvä kokonaiskuva järjestelmästä.
– Tämä on tosi tärkeää erp-hankkeissa. Näin ihmiset oppivat ymmärtämään kokonaisprosesseja, Digian Anu Pitkänen näkee.
Toiminnanohjausjärjestelmä tuli Kalevala Korun käyttöön vuosi sitten keväällä. Hanke valmistui lähes aikataulussa. Järjestelmä myöhästyi ainoastaan kuukauden.
Erp-järjestelmä merkitsi Kalevala Korulle myös sisäistä toiminnanmuutosta. Hankkeen aikana piti miettiä toimitusprosessit, yhtenäistää toimintatapoja, yksinkertaistaa tilaus- ja keruuprosesseja.
Tilinpäätös ensi kertaa
uudella erpillä
Nyt Kalevala Korussa pyörivät kaikki toiminnot erp-järjestelmän päällä. Järjestelmässä näkyy koko tilaustoimitusketju ostoista ja materiaalien hankinnoista aina laskutukseen asti.
Ympyrä sulkeutuu huhtikuun lopussa, jolloin Kalevala Korun tilivuosi umpeutuu. Ensimmäistä kertaa Kalevala Koru tuottaa tilinpäätöksen uudella toiminnanohjausjärjestelmällään.
– AX:n käyttö on vakiintunut ja se on suunnitellussa laajuudessa käytössä. Seuraavaksi käynnistämme raportoinnin kehittämisen ja asiakashallintajärjestelmän liittämisen AX:iin, Aitta-aho suunnittelee.
