Sähköinen työpöytä tuo Helsingin yliopiston opiskelijoille ja työntekijöille kertakirjautumisella yhden näkymän heille oleellisiin tietoihin. Hankkeen työnimi on Ystävä. Kukin voi muokata työpöydällä näkyviä tietovirtoja haluamikseen. YouTube-video hahmottaa suunnitelmia.

Perustyökalujen, kuten kirjastojen Nelli-portaalin, Netmot-sanakirjan tai Tuhat-tutkimustietojärjestelmän, oheen on toivottu erilaisia vuorovaikutuskanavia, kuten pikaviestintää. Myös uusimpia web 2.0 -toiminnallisuuksia kysellään.

"Rohkeutta
peruuttaa"

Helsingin yliopisto on solminut ohjelmistoyhtiö Digian kanssa 3 + 2 vuoden mittaisen puitesopimuksen sähköisen työpöydän ja internet-palvelujen alustan toimittamisesta.

Sähköinen työpöytä toteutetaan niin sanottuna ketteränä Scrum-hankkeena. Ratkaisu perustuu Oraclen uusiin teknologioihin. Järjestelmän tekninen pystytys alkaa olla valmis, ja ensi viikolla alkaa rajoitettu koekäyttö.

– Moni asia voi vielä mennä pieleen, mutta mikään ei anna vinkkiä sellaisesta. Teemme laajat kuormitus-, tietoturva- ja käyttäjätestit, ja suunnittelua tehdään käyttäjälähtöisesti. Jos käyttäjät eivät jostain pidä, meillä on rohkeutta peruuttaa ja mennä toiseen suuntaan. Emme julkista Ystävää isolla jysäyksellä, vaan otamme sen käyttöön pala kerrallaan, projektipäällikkö Ville Tenhunen Helsingin yliopistosta suunnittelee.

Yliopistolaisilla on nykyään käytössään hyvin laaja kirjo erilaisia sähköisiä työkaluja.

– Kun sähköinen työpöytä on valmis, he saavat entistä paremmin rakennettua oman työpäivänsä. Suurin juttu on prosessien helpottuminen, Tenhunen summaa odotukset.

Hän ei näe vaaraa, että jo valmiiksi verkottuneet ja tietokanavansa valinneet opiskelijat sivuuttaisivat työpöydän. Tenhunen muistuttaa, että yliopistolla on esimerkiksi opiskeluun liittyviä tietosisältöjä ja palveluita, joita ei yksinkertaisesti voi tuoda saataville vaikkapa Facebookiin.

– Yliopisto on niin iso yhteisö, että se tarvitsee oman yhteisöllisen työkalun. On asioita, joita ei voi tietoturvallisesti hoitaa verkosta löytyvillä eri välineillä.

Tuhansia käyttäjiä
yhtäaikaa

Kysymys on suuresta hankkeesta, joka alkoi kaksi vuotta sitten. Pelkästään alkuvaiheessa arvioidaan yhtäaikaisia käyttäjiä olevan noin 5000. Nykyisessä Alma-intranetissä on noin 850 000, ja yliopiston julkisissa verkkopalveluissa noin 1,1 miljoonaa käyntiä kuukausittain. Yliopistolla on kymmeniä sivustoja ja noin 1400 sisältöjen ylläpitäjää.

Hankesopimukseen kirjattu arvo on noin 585 700 euroa, mutta kokonaiskustannukset ovat esimerkiksi työmäärineen isommat.

Sähköinen työpöytä tulee kevään ja kesän kuluessa laajempaan käyttöön yliopistossa. Lopullinen nimi päätetään myöhemmin.