Rajavartiolaitos, Suomen Akatemia ja Valtiokonttori tulevat ottamaan Kieku-tietojärjestelmän ensimmäisinä käyttöön vuoden 2010 syksyllä. Näitä virastoja kutsutaan hankkeen piloteiksi, mutta perinteisessä mielessä ne eivät pilotoi tietojärjestelmää vaan ottavat sen suoraan tuotantokäyttöön.

Jo vuonna 2003 alkaneessa Kieku ("Kohti Innovatiivista ja Edistyksellistä KonserniUudistusta") -hankkeessa laadittiin kevään 2008 aikana analyysi erilaisista vaihtoehtoisista virastokokoonpanoista ensimmäisen vaiheen käyttöönottoihin vuonna 2010 ja 2011.

Rajavartiolaitoksen pilotointipäätöksen takana oli erityisesti sisäasiainministeriön päätös olla ensimmäisenä mukana ottamassa Kieku-tietojärjestelmää käyttöön.

Sisäministeriötä puolestaan vauhditti sen tiliviraston nykyisen taloushallinnon tietojärjestelmän sopimuksen raukeaminen sekä henkilöstöhallinnon osalta nykyisen tietojärjestelmän riittämätön raportointi.

Hankkeen toivomuksena oli myös virasto, jossa henkilöstönä on muutakin kuin virastotyöaikaista henkilöstöä.

Rajavartiolaitoksessa on kaikkiaan noin 3 000 työntekijää. Rajavartioasemia on 35 ja merivartioasemia 26. Nykyisin käytössä oleva taloushallinnon järjestelmä on Meritt. Henkilöstöhallinnon nykytietojärjestelmät ovat Personec F.V ja Personec Aika.

Kieku-järjestelmä rakennetaan SAPin ja Logican järjestelmistä. Kiekussa otetaan käyttöön SAP Public eli julkishallintoon esikonfiguroitu järjestelmä. Logican omista ratkaisuista Kieku-kokonaisuudessa ovat mukana palkka- ja työajanhallintaohjelmistot.

Kaikkiaan järjestelmä tullaan jalkauttamaan noin 80 000 käyttäjälle.