Turku rakentaa kattavan dokumenttienhallintaratkaisun
5
Järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain kaikissa Turun kaupungin hallintokunnissa. Yhteensä uudella järjestelmällä tulee olemaan käyttäjiä useita tuhansia, joista osa myös aktiivisesti tuottaa tai muokkaa dokumentteja toimisto-ohjelmia käyttäen.
- Tällä hetkellä dokumentit ovat hajallaan kaupungin eri hallintokunnissa. Koko kaupungin kattavalla yhtenäisellä dokumenttienhallintaratkaisulla saamme koottua lähes kaikki dokumentit yhteen järjestelmään, Turun kaupungin tutkija Sari Pursiainen sanoo tiedotteessa.
Uuden järjestelmän myötä voidaan hänen mukaansa muun muassa automatisoida dokumenttien versionhallinta, hakea dokumentteja tulevaisuudessa paikkatiedon perusteella sekä hallita digikuvia.
- Lisäksi dokumenttien kierrätyksen ja jakelun hallinta projekti- ja työryhmätyöskentelyssä helpottuu merkittävästi.
Käyttöönotto alkaa
teknisellä sektorilla
Dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto aloitetaan Turun kaupungin tekniseltä sektorilta, jossa sen ensimmäiset käyttäjät ovat järjestelmän testaukseen osallistuvat yksiköt. Myöhemmin järjestelmän käyttöä laajennetaan muihin hallintokuntiin, joissa se otetaan käyttöön vaiheittain perusjärjestelmiä ja toimintaa tukevasti.
Järjestelmän toteuttaa Turun kaupungille it-palveluyhtiö Affecto. Se toteuttaa kaikki vaiheet järjestelmän määrittelystä toteutukseen, käyttöönottoon ja koulutukseen yhteistyössä Turun kaupungin kanssa.
- Toteutamme Turun kaupungille ratkaisun, jonka avulla voidaan käsitellä suuria dokumenttimääriä. Järjestelmä suunnitellaan niin, että siihen tehdään mahdollisimman vähän räätälöintiä, jolloin se on myöhemmin helposti laajennettavissa kaikkiin hallintokuntiin, Affecto Finlandin Operatiivisista ratkaisuista vastaava johtaja Ray Byman sanoo.
Järjestelmä tullaan liittämään tiiviisti keskeisiin dokumenttien tuottamistyökaluihin, joita ovat esimerkiksi AutoCAD-sovellukset, MS Office -työkalut ja Adobe Acrobat. Dokumenttienhallintaratkaisu perustuu Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) -teknologiaan.
Liittymien osalta laaditaan alustavat määrittelyt julkaisujärjestelmään, asianhallintajärjestelmään sekä sähköpostiohjelmaan. Edellä mainittujen liitäntöjen varsinainen määrittely, suunnittelu ja toteutus tehdään myöhemmin.
Kommentit (5)
Sharepoint on ymmärtääkseni loppukäyttäjän näkymästä webbipohjainen ratkaisu. Harvoja juttuja jotka MS on tehnyt oikein. Tästä kyllä haluaisin kuulla asiasta tietäviltä lisää.
Sharepontista on yhteenopivuuden takia keskenjääneitä projekteja ympäriinsä. Itse viittä erillista SP:tä käyttäneenä sanoa, että se on vasta koodisoppa. Työasema tarvitsee seitsemän erillistä komponenttia AD:ineen, siinä ei ole edes selainpohjaista käyttäjähallintaa ja käyttö on kuin ennen mainframen operointi. Koodissa on varmistettu, että käyttäjätaho vaihtaa kaiken Microsoftiin ja ylläpitäjä ostaa riittävästi lisenssejä Microsoftilta mitä ihmeellisimpiin asioihin, mitä LAMP-toteutuksessa olisi vakiona ilmaiseksi.
FYI: Selainpohjainen käyttäjähallinta on eri tuote joka osaa synkoroida myös minkä muun yleisen hakemiston kanssa kuten LDAP, Novell jne.
Kaikkea ei ole tungettu mukaan porttaaliin vaan identiteetinhallinta on oma kokonaisuutensa, jotta voi valita mitä mihinkin tarvitsee ja haluaa käyttää.
Se että se ei ole portaalin asennuslevyllä, ei tarkoita ettei sitä olisi olemassa.