Piilohistoria eli metadata paljastuu, kun dokumentteja tarkastelee esimerkiksi Notepad-editorilla. Metadatasta paljastuvat esimerkiksi dokumenttien tekijät, kymmenen viimeisintä muokkaajaa sekä piilotetut tekstit ja kommentit.

Ongelma koskee Office-ohjelmilla kuten Microsoft Excelillä, PowerPointilla ja Outlookilla luotuja tiedostoja. Ongelma on kuitenkin suurin Word-dokumenteissa, joiden koosta metadataa voi olla jopa puolet. Metadataa jää myös Lotus Notesilla ja Novell GroupWisella tehtyihin tiedostoihin.

Tietämättömät virkamiehet jäivät kiinni

Brittihallitus joutui noloon valoon vuonna 2003, kun se julkaisi Tony Blairin Irak-raportin web-palvelimellaan Word-muodossa. Tutkiva journalisti avasi dokumentin Notepadissa ja löysi editoijatiedoista neljä virkamiestä, jotka olivat muka tietämättömiä dokumentista.

Toinen esimerkki on unix-ohjelmistotalo SCO Groupin haaste DaimlerChryslerille vuonna 2004. Dokumentin metatiedoista selvisi, että yhtiö oli valmistellut samaa haastetta ensin Bank of Americaa vastaan mutta muuttanut kohteen loppumetreillä DaimlerChrysleriksi.

Verkkoon kirjoittava yritysjohtaja on riski

Koivuniemen mielestä metadata on tietosuojaongelma, joka yritysten pitäisi ottaa huomioon.

Koivuniemen mielestä valtionhallinnossa on havahduttu metadataongelmaan hyvin eri tavoin. Tasavallan presidentin kanslian nettisivuilla ei ole ainuttakaan Word-dokumenttia, kun taas opetushallituksen palvelimilla on julkisessa levityksessä 18 000 Word-dokumenttia. EU:n web-palvelimilla Word-dokumentteja on noin kaksi miljoonaa.