Sähköisen tiedonsiirron riskeistä henkilöstöpäättäjien HR Summitissa Finlandia-talolla luennoineen tutkija ja tietotekniikan asiantuntija Petteri Järvisen mukaan sähköpostia käytetään usein varomattomasti.

- Sähköpostin käyttö houkuttelee, koska se on niin helppoa ja nopeaa. Lähettäjä ei useinkaan tule ajatelleeksi, mitä riskejä sähköpostiin liittyy. Viesti voi esimerkiksi päätyä väärälle vastaanottajalle tai joku ulkopuolinen saattaa nähdä sen sisällön, Järvinen muistuttaa.

Lähettäjän vastuu tiedonsiirrossa korostuu, sillä työnhakijan antama lupa soveltuvuusarvion tulosten ja lausunnon lähettämiseen sähköpostitse ei sellaisenaan riitä. Sähköposti ei kuitenkaan ole avoin postikortti, vaan sitä suojaa viestintäsalaisuus, Järvinen painottaa.

- Sähköpostia voidaan käyttää luottamuksellistenkin tietojen välittämiseen, kunhan viestien tietoturvasta huolehditaan. Parhaiten se tapahtuu salausohjelmalla, jollaisia on tarjolla useita. Niiden käyttö vaatii kuitenkin ennakkovalmisteluja, sillä vastaanottaja tarvitsee avaimen viestien lukemiseksi.

Henkilöarviointeja ja rekrytointeja eri yrityksille ja yhteisöille toteuttava S&S Consulting kutsui Petteri Järvisen luennoimaan ajankohtaisista tietoturvariskeistä siksi, että alalla herättäisiin luomaan yhteisiä käytäntöjä sähköiselle tiedonsiirrolle. Yhtiön mukaan yleisesti oletetaan, että perinteinen posti tai faksi ovat tietoturvan kannalta luotettavampia kuin sähköposti. Tietoturva ei kuitenkaan ole mustaa tai valkoista, vaan kysymys on siitä, mikä taso kulloinkin katsotaan riittäväksi.

Kaikissa viestintämuodoissa, myös puhelimessa ja paperikirjeessä - faksista puhumattakaan - on omat riskinsä. Posti voi mennä naapurille ja faksi väärään numeroon. Faksin voi myös ottaa vastaan henkilö, jolle sitä ei ollut tarkoitettu, S&S huomauttaa.