Aloitin noin vuosi sitten projektin, johon osallistui vajaan kymmenen hengen hajautettu tiimi. Osa ihmisistä työskenteli eri yrityksissä ja osa myös eri kaupungeissa.

Mietin pitkään, mikä olisi oikea tapa hoitaa projektin puitteissa kertyvän materiaalin hallinta. Se tulisi olemaan pitkälti teknistä raporttitekstiä, mutta myös liitetiedostoja, linkkejä, kuvia ja kaavioita.

Perinteinen tapa olisi ollut pyöritellä Word-dokumentteja sähköpostilla tai ftp:llä. Se tuntui kuitenkin kovin vanhanaikaiselta, eikä järeiden työryhmäohjelmistojenkaan asentaminen houkutellut.

Päädyin lopulta MediaWikiin. Se tarjosi sopivat ominaisuudet ja oli kaikille ennestään tuttu Wikipediasta. Uskoin tutun ulkoasun ja käyttöliittymän helpottavan käytön omaksumista, ja juuri niin kävikin.

Yllättävintä oli, miten nopeasti käyttäjät tottuivat kirjoittamaan Wikiin sisältöä sen omalla merkintäkielellä. Kun tekstiä alkoi kertyä, siitä oli helppo ottaa mallia. Kappalejaot, linkitykset, lihavoinnit ja muut merkinnät sujuivat kaikilta ilman avunpyyntöjä

Oli myös mielenkiintoista huomata, että käyttäjien yksilölliselle tunnistautumiselle ei ollut mitään tarvetta. Wiki oli suojattu yhteisellä salasanalla, mutta muuten sitä sai muokata vapaasti.

Vuoden mittaan MediaWiki osoittautui mainioksi tavaksi kerätä tutkimustyyppistä tietoa. Kaikki osapuolet pystyivät tekemään toisistaan riippumattomasti aineistoon muutoksia ja uusia osa-alueita.

Wikin ehdottomasti paras puoli oli kuitenkin siinä, että se oli sisältöineen aina netissä saatavilla. Tavakseni muodostuikin kirjoittaa sekä kokousten agendat että muistiot suoraan Wikiin, ja heijastella niitä selaimesta videotykille.

Projektin päättyessä keräsin kaiken Wiki-syntaksilla kirjoitetun materiaalin ja tein siitä 30-sivuisen loppuraportin Word-muotoon. Tämä oli ainoa vaihe, joka aiheutti hieman ylimääräistä käsityötä, mutta siitäkin selvisi parissa tunnissa.

Suosittelen kaikkia kokeilemaan Wikejä monimutkaisten ryhmätyöjärjestelmien sijaan. Kätevyys ja helppous voi yllättää.